„Hol van a tűzvédelmi szabályzat?” – kérdezte az ellenőr, egy telephely-ellenőrzés során.
A cégvezető arcán látszott a zavar. „Az… az biztos itt van valahol…” – motyogta, majd az irodában mindenki  keresgélésbe kezdett. A mappák ki-be nyitódtak, fiókok ki-be csapódtak, az irodában lázasan kutattak – de a tűz és munkavédelmi dokumentumok nem került elő.

“A papírokat az a kolléga kezelte, aki épp szabadságon van.”

“Az iratokat a felmondási idejét töltő  kolléga elrakta egy biztos helyre, de senki nem tudja, hová.”

“A dokumentum létezik,  több verzióban is… azt, hogy melyik az érvényes nem tudjuk.”

Végül, hosszú percek után, a titkárság egyik munkatársa megtalálta a szabályzatot  egy irattartó mögé csúszva. Ciki.

Egy ellenőrzés során a „keresgélős” percek nem csak kellemetlenek – drágák is lehetnek. A hiányos vagy nehezen elérhető dokumentáció késedelmi bírságot vonhat maga után, és növeli a kockázatát, hogy szabálytalanságot tárnak fel, ami ronthatja a vállalkozás szakmai megítélését.

A hatóság szemében a rendezettség nem extra, hanem alapkövetelmény.

Ha valaha volt már részed munkavédelmi, tűzvédelmi ellenőrzésben, tudod, hogy milyen feszült tud lenni a légkör. Az ellenőrök céltudatosan kérnek bizonyos iratokat – kockázatértékelést, tűzvédelmi szabályzatot, baleseti nyilvántartást.

A rendezetlen munkavédelmi dokumentáció súlyos bírságot vonhat maga után, melynek mértéke több tényezőtől függ. A bírság alapösszege  100.000. Ft munkavállalónként, amit a körülmények alapján szorzószámokkal növelhetnek. A végösszeg elérheti az akár 100 millió forintos büntetés kiszabását is.

Mit tegyél, hogy elkerüld a dokumentációs káoszt és a bírságokat?

 

Amikor a tűz-, munkavédelmi dokumentációkat rendszerezed, ne csak a jogszabályi megfelelésre figyelj, hanem a praktikus, mindennapi használhatóságra is.

1. Legyenek színkódolt mappák – hogy a keresés ne kincsvadászat legyen

• Piros: tűzvédelem
• Kék: munkavédelem

Már messziről látható legyen, melyik dokumentum csomaghoz, mappához kell nyúlni.

 

2. Keményfedeles, tartalomjegyzékkel ellátott iratgyűjtők
Nem kell lapról lapra átnézni mindent, hogy megtaláld amit keresel – a jól felépített tartalomjegyzék és az elválasztólapok azonnal oda vezetik a keresőt a kívánt oldalra.

 

3. Dupla biztonság – papír és digitális formátum
Minden dokumentumot tárolj el a digitális rendszeredben PDF-ben is, így akár egy laptopról, tabletről vagy telefonról is azonnal előkereshetőek. Ehhez segítségedre lehet a MUBI.

 

A MUBI egy felhőalapú EHS menedzsment (Erőforrás, Munka-, Tűz-, és Környezetvédelem) szoftver, amely lehetővé teszi vállalkozások számára, hogy egy központi felületen kezeljék az adminisztratív, munkaügyi és munkavédelmi feladatokat, e-mailek, Excel-táblák és papírmappák helyett.
Ez a rendszerezés azt jelenti, hogy nincs többé ideges, kapkodó, percekig tartó kutatás egy ellenőrzés kellős közepén.

Rendszeres felülvizsgálat!

 

A legszebben és a legjobban rendszerezett dokumentáció is hiányossá válhat, ha hónapokig senki nem nézi át. Hogyan? Előfordulhat, hogy egy papír kikerül a helyéről, vagy egy frissített verziót elfelejtenek beletenni a mappába.

Volt egy ügyfelünk, akinél a negyedéves belső ellenőrzés során azt tapasztaltuk, hogy az összes tűzvédelmi irat eltűnt a megszokott polcról, a megszokott helyéről. Hol lehet? Kiderült, hogy az új kolléga – aki nem tudta, mit tartalmaznak – mappa hiány miatt egyszerűen kiürítette, fiókba rakta és más dokumentumokat tett a helyükre.

Szerencsére ez nem egy hatósági vizsgálat idején történt. Így volt időnk vissza rendezni az anyagokat, pótolni a mappát, és helyreállítani a rendet. Ha ez egy audit közben esik meg, az több százezer forintos bírságot és rengeteg felesleges stresszt jelentett volna.

A rendezett tűz és munkavédelmi dokumentációs rendszer nem csak papírhalmok és iratgyűjtők összessége. Ez egy védelmi vonal – a céged nyugalma érdekében.
Ha a megfelelő papír a megfelelő helyen van, a hatósági ellenőrzés már nem egy idegtépő, bizonytalan helyzet, hanem egy gyors, gördülékeny adminisztráció, ahol az ellenőr minden kérdésre azonnal jön a válasz.

Legyen a vállalkozásodnál alap, hogy rendszeresen – legalább negyedévente – átnézed a dokumentációidat, hogy minden a helyén van-e, és törvényileg a hatályos iratok állnak-e rendelkezésre.

Nézd! Neked nem kell a törvények változását figyelned vagy jogszabályi paragrafusok között bogarásznod – mi naprakészen követjük a változásokat, és gondoskodunk arról, hogy minden iratod megfeleljen az előírásoknak. Bízd ránk a tűz- és munkavédelmi papírmunkát, hogy neked csak a vállalkozásod növekedésére kelljen figyelned!

munkabiztonság-megelőzés-maximális nyugalom
Török Dániel – Munkabiztonság24